Du kender sikkert fornemmelsen: Scenen er sat, lysbroen blinker, publikum jubler – og playlisterne med de nyeste hits ligger klar i DJ-pulten. Men lige før du kan læne dig tilbage og nyde aftenen, melder det evige spørgsmål sig: “Har vi egentlig styr på Gramex?”
Uanset om du er arrangør på et intimt spillested, booker til en festival, styrer musikken som DJ – eller blot er den ivrige bandleder med et backtrack på USB-stik – støder du før eller siden på rettighedsdjunglen. Hvor Koda passer på komponister og sangskrivere, tager Gramex sig af dem, der har indspillet musikken. Og netop derfor er det ikke ligegyldigt, om der ryger en vinyl på grammofonen i pausen, eller om hele koncerten er 100 % live.
I denne guide får du det fulde overblik: Hvornår skal en koncert indberettes? Hvem har ansvaret? Hvilke data skal du have klar, og hvordan undgår du de klassiske fejltrin, der kan ende med dyre efterregninger eller manglende udbetalinger til de kunstnere, der faktisk har lagt stemmer og strygere på indspilningerne.
Kort sagt: Læn dig tilbage, skru op for lyden af dansk kultur – fra Grundtvig til Gulddreng – og lad os vise dig trin for trin, hvordan du indberetter koncerter til Gramex uden sved på panden.
Hvad er Gramex – og hvornår er en koncert relevant for Gramex?
Gramex er den danske kollektive forvaltningsorganisation for udøvende kunstnere og pladeselskaber, når deres indspillede musik bliver afspillet offentligt. Organisationen indsamler vederlag fra radio- og tv-stationer, caféer, fitnesscentre – og fra koncerter, hvor der indgår udgivne indspilninger. Vederlaget fordeles derefter videre til de musikere og producenter, der medvirker på indspilningerne.
Gramex eller koda – To sider af samme plade
| Organisation | Hvad dækkes? | Hvem får pengene? |
|---|---|---|
| Gramex | Offentlig afspilning af indspillede og udgivne værker | Udøvende musikere og pladeselskaber |
| Koda | Offentlig fremførelse af selve kompositionen – både live og indspillet | Komponister, tekstforfattere og musikforlag |
Derfor kan ét arrangement både udløse Koda-betaling (for værket) og Gramex-betaling (for selve indspilningen), hvis der spilles optaget musik.
Hvornår skal du indberette en koncert til gramex?
Tommelreglen er enkel: Er der afspillet noget, der har været udgivet kommercielt? Så er Gramex relevant.
- DJ-sæt – med eller uden publikum på dansegulvet
Enhver DJ-aften, lounge-playlist eller festival-scene, hvor der spilles tracks fra digitale filer, vinyl eller CD, skal indberettes. - Koncerter med backtracks eller samples
Synger kunstneren live over en færdigproduceret musikfil, eller bruges der indlagte stemningsstykker mellem numrene, betragtes det som afspilning af indspilninger. - Pausemusik, introer og outroer
Selv et enkelt nummer, der bliver afspillet før bandet går på, tæller. - Streaming-events med forudindspillet musik
On-line koncerter, hvor en del af lydsporet kommer fra udgivne tracks, skal også rapporteres.
Hvornår er gramex ikke i spil?
- Ren liveoptræden uden indspillede elementer – fx et akustisk jazz-sæt eller en symfonikoncert, hvor alt spilles på stedet.
- Private arrangementer uden offentlig adgang – fx bryllupper eller fødselsdage bag lukkede døre (men vær opmærksom på, at Koda stadig kan være relevant).
- Øvere, lydprøver og generalprøver, så længe de ikke er åbne for publikum.
Er du i tvivl, om din event udløser Gramex, så spørg dig selv: Ville publikum kunne gå ud og streame/købe den præcise indspilning, der bliver brugt? Hvis svaret er ja, bør du forberede en indberetning.
Hvem skal indberette – arrangør, spillested, DJ eller kunstner?
Det korte svar er, at den, der stiller højttalere til rådighed for offentlig afspilning af indspillet musik, har også pligten til at indberette til Gramex. I praksis falder ansvaret oftest på spillestedet eller arrangøren, men der findes flere nuancer, alt efter hvem der rent faktisk styrer musikken på dagen.
Hovedreglen
Hvis du er arrangør eller spillested og har booket et band, en DJ eller blot afspiller en playliste før og efter koncerten, er det dig (eller den virksomhed, du repræsenterer), der skal logge ind i Gramex’ selvbetjening og indberette spillestedets samlede brug af indspillet musik.
Når dj’en selv indberetter
- Mange klubber og festivaler lader deres DJ’s indsende spillelister direkte, fordi de allerede kan eksportere præcise lister fra fx Rekordbox, Serato eller Traktor.
- Det fritager dog ikke arrangøren for det juridiske ansvar. Sørg derfor altid for, at det er aftalt skriftligt, hvem der gør hvad, og at indberetningen faktisk bliver sendt.
Leverandører og tredjepart
Lejer du et lydanlæg med en tekniker, eller hyrer du et eksternt produktionsselskab, kan de nogle gange tilbyde at stå for Gramex-rapporteringen som en service. Ansvarsforholdet bør fremgå af kontrakten – ellers hæfter arrangøren stadig.
Hvor står kunstneren?
| Situation | Kunstnerens opgave | Indberetning? |
|---|---|---|
| Ren liveoptræden (ingen indspilninger) | Ingen – fokusér på Koda-sætlisten | Nej, Gramex er ikke relevant |
| Liveoptræden med backtracks eller sampletrigger | Levere spilleliste til arrangør/DJ | Ja, hvis backtracks er udgivne indspilninger |
| Koncert, hvor bandet afspiller egne udsendte tracks i pauserne | Registrér indspilninger hos Gramex, send liste til arrangør | Ja |
Husk: Som musiker eller producer skal du registrere dine egne indspilninger hos Gramex for overhovedet at kunne få penge, når de bliver afspillet. Selve indberetningen af koncerten er derimod arrangørens (eller dennes repræsentants) ansvar, medmindre andet er aftalt.
Tjekliste – Hvem gør hvad?
- Spillested/Arrangør – holder Gramex-licens, indsamler spillelister, sender indberetning.
- DJ – leverer nøjagtig setliste, uploader fra DJ-software hvis påkrævet.
- Livekunstner – registrerer egne tracks hos Gramex, giver info om evt. backtracks.
- Lydfirma/Produktion – kan rapportere på arrangørens vegne, men kun hvis aftalt.
Er du i tvivl om, hvor ansvaret ligger ved dit arrangement? Kontakt Gramex’ support inden showet – så undgår du både dobbeltarbejde og manglende indberetninger.
Hvilke arrangementer skal (og skal ikke) indberettes?
Hovedreglen er enkel: Hvis der spilles udgivne lydoptagelser for et publikum, skal arrangementet indberettes til Gramex. Det gælder, uanset om musikken afvikles af en DJ, fra en computer eller som backtracks under en liveoptræden. Derimod er en ren akustisk koncert uden indspillede spor normalt uden for Gramex’ felt.
Arrangementer der skal indberettes
- Koncerter med backtracks
Bands eller solister, der lægger vokal eller instrumenter oven på færdigproducerede spor, benytter udgivne indspilninger – og hver afspilning tæller. - Pauser med playlister
Selv korte opholdsmusik-playlister mellem sæt eller før/efter koncerten udløser indberetning. Her er det ikke antallet af minutter men tilstedeværelsen af indspilninger, der er afgørende. - DJ-arrangementer og klubnætter
Alt fra den lokale bar-aften til større dance-events, hvor en DJ spiller kommercielt udgivet musik. Husk, at hvert DJ-sæt er ét arrangement, med mindre man kører flere scener parallelt. - Festivaler og byfester
Spillelister fra fællesarealer, madboder eller opvarmnings-scener skal med. For festivaler kan du sende en samlet flerscenes-rapport eller én pr. scene – spørg Gramex om den mest praktiske løsning. - Firma- og brand-events med offentlig adgang
Åbne arrangementer i stormagasiner, på messer eller i gågaden, hvor brandet står som arrangør og spiller musik til kunder eller forbipasserende.
Arrangementer der ikke skal indberettes
- Ren akustisk live
Kor, klassisk ensemble, jazztrio eller singer-songwriter uden brug af indspillede spor. - Private, lukkede fester
Bryllupper, fødselsdage og andre begivenheder med inviterede gæster og uden offentlig adgang. (Her dækker musikken typisk Koda-licens gennem feststedet). - Prøver, lydprøver og workshops
Interne øvelser uden betalende publikum eller offentlig adgang.
Særlige forhold for livestreams og on-demand
| Format | Skal der indberettes? | Bemærkninger |
|---|---|---|
| Livestream af koncert med indspillede backtracks | Ja | Indberet både det fysiske fremmøde og online-publikummet, hvis muligt. |
| Livestream af ren akustisk koncert | Nej | Så længe der ikke indgår udgivne lydoptagelser. |
| On-demand video (gemt til senere visning) | Ja | Udgør en form for ekstrasendt performance; kræver ofte særskilt aftale. |
Er du i tvivl, om dit arrangement falder ind under Gramex, så tjek Gramex’ FAQ eller kontakt deres support. Hellere spørge én gang for meget end én gang for lidt – manglende indberetning kan betyde, at kunstnerne ikke får deres retmæssige vederlag.
Data du skal have klar før indberetning
Inden du klikker dig ind i Gramex’ selvbetjening, sparer du både tid og rettelser ved at have alle relevante oplysninger parat. Nedenfor kan du se en tjekliste over de mest efterspurgte felter – opdelt i eventoplysninger og musikoplysninger.
| Eventoplysninger (rammen om arrangementet) | Musikoplysninger (det der faktisk blev afspillet) |
|---|---|
|
|
Sådan samler du dataene hurtigt
- Før arrangementet: Opret en mappe i dit DJ- eller set-up-software, hvor du kører live history; så ligger titel, ISRC og tidskode klar bagefter.
- Under koncerten: Notér eventuelle ændringer (uplanlagte ekstranumre, nye remixes), så spillelisten er ajour.
- Efter arrangementet: Eksportér filen direkte fra softwaren eller gem en PDF/CSV. Tjek for tastefejl, dubletter og manglende ISRC, inden du uploader.
Jo mere præcise oplysninger, desto hurtigere kan Gramex fordele pengene til de rette rettighedshavere – og du undgår opkald fra supporten senere.
Trin-for-trin: Sådan indberetter du til Gramex
At indberette til Gramex tager som regel under 10 minutter, hvis du har alle oplysninger klar. Følg guiden nedenfor – trin for trin – og undgå de mest almindelige fejl.
- Log ind i Gramex’ selvbetjening
Gå til selvbetjeningen og log ind med MitID Erhverv (for CVR-registrerede arrangører) eller personlig MitID, hvis du indberetter som privat DJ/kunstner.
Tip: Har din virksomhed flere spillesteder, kan du oprette separate profiler under samme login. - Vælg rapporttype
Du bliver mødt af en startmenu med to hovedvalg:- Arrangement/koncert – bruges til koncerter med backtracks, pausemusik, festivaler m.m.
- DJ-sæt/afspilningsliste – hvis du har spillet som DJ eller brugt færdige playlister til et event.
Vælg den kategori, der passer til dit arrangement, og klik Fortsæt.
- Udfyld event- og arrangøroplysninger
Felt Hvad du skal angive Sted Navn på spillested, adresse og evt. scene Dato & klokkeslæt Start- og sluttidspunkt for arrangementet Arrangør CVR-nummer, kontaktperson, e-mail og telefon Publikumstal Antal solgte billetter eller estimeret fremmøde (hvis påkrævet) Type event Koncert, firmaevent, festival, livestream osv. - Tilføj eller upload din spilleliste
Du har to muligheder:- Manuel indtastning – klik Tilføj titel og indtast kunstnernavn, titel, ISRC-kode (hvis du kender den) samt varighed.
- CSV/XML-upload – eksportér din playlist fra DJ-software som rekordbox, Serato eller Traktor og upload filen direkte.
Husk at medtage intro/outro-tracks og evt. pausemusik – de tæller også.
- Kontroller metadata
Selvbetjeningen søger automatisk i Gramex’ database og markerer:- Grøn – match fundet
- Gul – delvist match (tjek stavning eller version)
- Rød – intet match; indtast evt. ISRC eller korrekte credits
Ret fejl, tilføj manglende oplysninger og klik Næste.
- Indsend rapporten
Gennemse den samlede oversigt, bekræft rigtigheden og klik Send indberetning. Du modtager en digital kvittering på skærmen og pr. e-mail. - Gem kvittering og bilag
Download PDF-kvitteringen og evt. de spillelister, du har uploadet. Opbevar materialet i minimum fem år – det kan bruges som dokumentation ved stikprøvekontrol eller efterspørgsel fra Gramex.
GDPR: Slet personfølsomme data i dine bilag, hvis de ikke er relevante for afregningen.
Når først du har oprettet den første rapport, kan du kopiere tidligere arrangementer næste gang og kun ændre dato, antal numre og publikumstal. Det sparer tid – og sikrer konsistens i dine indberetninger.
Frister, afregning og dokumentation
Tempo er altafgørende, når det gælder indberetning til Gramex. Jo tidligere du indsender dine spillelister, desto hurtigere kan Gramex matche dem med de registrerede indspilninger og fordele vederlagene korrekt.
1. Vigtige frister
- Efter arrangementet: Indberet så snart spillelisten er klar – gerne samme dag.
- Lov- og kontraktbaserede frister: De fleste spillesteds- og DJ-aftaler kræver indberetning senest 14 dage efter afviklingen. Festivaler får typisk op til 30 dage.
- Årsafslutning: For at komme med i årets hovedafregning skal Gramex modtage data inden 31. januar året efter.
- Rettelser: Opdager du fejl, kan du indsende rettelser, men gør det inden selve afregningskørslen (normalt marts-april).
2. Sådan bruger gramex dine data
- Matchning: Spillelisterne matches mod Gramex’ database (ISRC, titel, kunstner).
- Vægting: Hver afspilning vægtes efter arrangementtype, publikumsstørrelse og nogle gange entréindtægt.
- Fordeling: Vederlagene fordeles til medvirkende musikere (udøvende) og producenter/pladeselskaber (master-ejere).
- Kontrol: Data krydstjekkes med Koda-oplysninger, billetsystemer og stikprøver for at forhindre dobbelt-rapportering.
3. Hvornår kommer pengene?
| Område | Rapporteringsperiode | Forventet udbetaling* |
|---|---|---|
| Radio & TV | Kalenderår | Juni året efter |
| Offentlige arrangementer (koncerter, festivaler, klubber) | Kalenderår | August-september året efter |
| Diskoteker & DJ-sets | Løbende kvartaler | April, juli, oktober, januar |
| Streaming & on-demand events | Halvår | Marts & september |
*Datoerne kan variere en smule fra år til år – tjek gramex.dk for seneste tidsplan.
4. Dokumentationskrav
- Gem alt i 5 år: Kontrakter, spillelister, publikums- og billetsalgstal skal opbevares i mindst fem år, hvis Gramex foretager revision.
- Understøttende filer: Gem eksport fra DJ-software (CSV/M3U) og backstage-setlister fra bands, så du kan dokumentere afspilninger ved forespørgsel.
- GDPR-hensyn:
- Indsend kun nødvendige persondata (kunstnernavn, ISRC, arrangørkontakt). Undlad CPR-numre eller private adresser.
- Sørg for krypteret overførsel (Gramex’ selvbetjening bruger HTTPS) og intern adgangskontrol på dit egen IT-system.
- Slet eller anonymisér data, når opbevaringsperioden er udløbet.
Kort sagt: Indberet hurtigt, præcist og sikkert – så sørger Gramex for, at pengene lander hos de musikere og selskaber, der har ret til dem.
Typiske faldgruber, særlige scenarier og hvor du får hjælp
Når du først har styr på selve indberetningsflowet, er den største risiko for forsinket eller fejlbehæftet afregning typisk mangelfulde eller forkerte spillelister. Nedenfor finder du de fejl, Gramex oftest støder på – og hvordan du undgår dem.
- Ufuldstændige spillelister
Problem: Kun halvdelen af numrene er angivet, eller der mangler ISRC-koder og spilletider.
Løsning: Brug eksportfunktionen i dit DJ-software (Rekordbox, Serato, Traktor m.fl.) eller sæt housekeeping-rutiner op med bandet/teknikeren, så alle anvendte backtracks eller pausenummer kommer med. Gramex godtager normalt.csv,.xls/xlsxog.txt. - Forveksling af Gramex og Koda
Problem: Du tror, at en Koda-rapport også dækker Gramex. Det gør den ikke.
Løsning: Husk huskereglen: Koda = retten til kompositionen, Gramex = retten til den indspillede lyd. Spiller du en DJ-sæt uden at have musikere på scenen, er det kun Gramex, der skal have repertoirelisten. Spiller du et band set helt uden afspilninger, er det kun Koda, der skal bruge setlisten. - Medleys, remixes og mash-ups uden kilde-credits
Problem: Du skriver blot “90’er-mix” eller “Tech-House medley”. Det kan Gramex ikke fordele penge ud fra.
Løsning: Angiv hvert brugt track i medleyet med titel + artist (og ISRC hvis muligt). For live-remixede mash-ups kan du dele spilletiden op (%) eller skrive start/slut-tidspunkter. - Duplikater og stavefejl
Problem: Det samme nummer fremgår flere gange med små stavevariationer – fx “Lukas Graham – 7 Years” og “Lucas Graham – Seven Years”.
Løsning: Kopiér metadata direkte fra dit musikbibliotek eller fra Gramex’ søgefunktion, inden du uploader. Brug evt. Ctrl/Cmd+C/V i stedet for manuel indtastning.
Særlige scenarier, der kræver ekstra opmærksomhed
| Scenarie | Hvad skal du huske? |
|---|---|
| Backtracks & klik-spor | Selvom bandet spiller live, skal alle indspillede spor (backtracks, samples, playback-kor etc.) på spillelisten. Optagelser, I selv har udgivet på Spotify/YouTube, tæller også. |
| Support-navne | Ved koncerter med flere acts skal hver artists afspilninger indberettes separat. Aftal på forhånd, hvem der uploader hvilke filer, så der ikke mangler data – eller optræder dobbelt. |
| Festivaler med flere scener | Udpeg én rapportansvarlig pr. scene per dag. Brug scenens interne navn (fx “P3 Teltet”) som feltet Lokation, så Gramex kan matche publikumstal korrekt. |
| Livestream & hybrid-events | Hvis streamen ligger tilgængelig on-demand efterfølgende, skal du både indberette den oprindelige livestream (Gramex) og have en aftale om on-demand (Koda + evt. ny Gramex-rapport). |
| Firma-events & lukkede arrangementer | Er der adgang for “almenheden” (fx billetter, offentlig annoncering) er det offentlig fremførelse → indberet til Gramex. Rene personalefester uden ekstern adgang skal ikke rapporteres. |
Her finder du hjælp og ressourcer
- Gramex selvbetjening: selvbetjening.gramex.dk – upload spillelister, se status og hent kvitteringer.
- FAQ & vejledninger: gramex.dk/faq – trin-for-trin guides til DJ-rapporter, festivaler og livestreamevents.
- Support: skriv til [email protected] eller ring på 33 17 55 50 mandag-fredag 10-15.
- Metadata-hjælp: Søger du ISRC-koder, kan du bruge IFPI’s ISRC-database eller checke sangens info i Spotify (højreklik > Vis sanginfo).
- Koda: For spørgsmål om komposition, on-demand eller live-setlister: koda.dk.
Sidder du stadig fast? Tag fat i Gramex’ support tidligt – hellere en mail for meget end en rapport for lidt. Korrekt og rettidig indberetning er den bedste service, du kan give både dine artister og din egen bogholder.
Seneste kommentarer